Convenção de Haia em vigor: entenda o que mudou

No dia 14 de agosto de 2016 entrou em vigor a tão esperada Convenção de Haia, que trata da autenticidade dos documentos emitidos por todos os países signatários, de forma a eliminar os atos de legalização de documentos no consulado.

Isso realmente significa uma grande conquista para os brasileiros que residem ou estudam no exterior, pois reduzirá drasticamente a burocracia do reconhecimento de documentos oficiais nos respetivos consulados.

Além disso, evitará que os documentos percorram vários caminhos, como ocorria no Brasil, uma vez que precisavam passar por cartórios, o Ministério da Justiça e Itamaraty, para finalmente serem legalizados pelo país destinatário do documento através de suas representações diplomáticas.

Conforme a figura anexa que ilustra todo o caminho percorrido pelo documento para ser legalizado:

Portanto, a adesão do Brasil à Convenção de Haia relativa à supressão da exigência da legalização dos atos públicos estrangeiros é de grande importância.

1. Quais são os documentos que a Convenção de Haia permite apostilar?

Com este novo procedimento, os documentos públicos – tais como atos notariais, documentos administrativos, declarações oficiais de natureza privada, documentos emitidos por um agente público, Ministério Público, oficial de justiça, entre outros – dispensarão a legalização no Consulado do país onde o documento deverá produzir efeitos.

A apostila de Haia será emitida no documento a pedido do seu portador e atestará a autenticidade da assinatura, função ou cargo exercido pelo signatário do documento e, quando cabível, a autenticidade do selo ou carimbo nele aposto.

Conforme abordamos no artigo Brasil aprova Convenção de Haia e facilita a legalização de documentos, a aprovação da adesão do Brasil à Convenção de Haia ocorreu através do Decreto Legislativo nº 148 de 2015, seguido de um procedimento meramente formal.

Assim, o regime passou a vigorar em todo o território brasileiro com a promulgação do Decreto nº 8.660 de 29 de janeiro de 2016.

1.1. E a legalização dos consulados, ainda será válida?

Cabe destacar que algumas representações diplomáticas de países aderentes à Convenção de Haia no Brasil – como, por exemplo, o Consulado Geral de Portugal – emitiram um aviso a informar que todos os documentos brasileiros, para serem reconhecidos em Portugal, precisarão agora conter a apostila.

O aviso ainda esclarece que os documentos brasileiros sem a apostila não serão aceitos em Portugal e, por isso, o Consulado deixará de prestar o serviço de legalizações de documentos brasileiros, por ser inaproveitável.

Do mesmo modo, o Consulado de Espanha no Brasil emitiu uma nota a informar que todos os documentos públicos espanhóis e brasileiros que contiverem a Apostila da Convenção de Haia, terão validade no Brasil e na Espanha sem necessidade de serem legalizados.

2. Quais são os países aderentes à Convenção de Haia?

Atualmente os países aderentes são: África do Sul, Albânia, Alemanha, Andorra, Antiga República Jugoslava da Macedónia, Antígua e Barbuda, Argentina, Arménia, Austrália, Austria, Azerbaijão, Bahamas, Bahrain, Barbados, Bélgica, Belize, Bielorrússia, Bósnia e Herzegovina, Botswana, Brasil, Brunei Darussalam, Bulgária, Burundi, Cabo Verde, Cazaquistão, Chile, China (Hong Kong), China (Macau), Chipre, Colômbia, Ilhas Cook, Coreia, Costa Rica, Croácia, Dinamarca, Dominica, El Salvador, Equador, Eslováquia, Eslovénia, Espanha, Estados Unidos da América, e Estónia.

Como também, a Federação Russa, Fiji, Finlândia, França, Geórgia, Granada, Grécia, Honduras, Hungria, India, Irlanda, Islândia, Israel, Itália, Japão, Lesoto, Letónia, Libéria, Liechtenstein, Lituânia, Luxemburgo, Malawi, Malta, Marrocos, Ilhas Marshall, Maurícias, México, Mônaco, Mongólia, Montenegro, Namíbia, Nicarágua, Niue, Noruega, Nova Zelândia, Omã, Países Baixos, Panamá, Paraguai, Peru, Polônia, Portugal, Quirguistão, Reino Unido da Grã-Bretanha e Irlanda do Norte, República Checa, República da Moldávia, República Dominicana, Roménia, Samoa, San Marino, Santa Lúcia, São Cristovão, São Tomé e Principe, São Vicente e Granadinas, Sérvia, Seychelles, Suazilândia, Suécia, Suiça, Suriname, Tajiquistão, Tonga, Trindad e Tobago, Turquia, Ucrânia, Uruguai, Uzbequistão, Vanuatu e Venezuela.

Portanto, são inúmeros os países aderentes à Convenção de Haia relativa à supressão da exigência da legalização dos atos públicos estrangeiros.

Isto permitirá um maior intercâmbio nas relações bilaterais entre o Brasil e os demais países aderentes, mas principalmente no intercâmbio estudantil.

Assim, neste procedimento de legalização, os estudantes terão uma maior celeridade para apresentar candidaturas em cursos no exterior, ou ainda, mais facilidade no processo de reconhecimento de diplomas emitidos no exterior.

No entanto, é preciso atentar-se para o fato de que a Convenção de Haia apenas facilitará o procedimento de legalização dos documentos, e não o procedimento de reconhecimento de diplomas emitidos no exterior.

3. No Brasil, onde é possível apostilar um documento no termos da Convenção de Haia?

Em termos práticos, no Brasil quem é responsável por coordenar e regulamentar a aplicação da Convenção da Apostila de Haia é o Conselho Nacional de Justiça, portanto no site do Conselho Nacional de Justiça você poderá encontrar a lista de cartórios de cada cidade brasileira autorizados a emitirem a Apostila.

Assim, o carimbo dado pela autoridade competente será a única formalidade que pode ser exigida para atestar a veracidade da assinatura, bem como a qualidade e a autenticidade do documento.

Conforme a figura anexa, podemos notar que o processo tornou-se mais simples, pelo que esperamos que seja célere.

Anteriormente, um processo de legalização poderia demorar mais de 40 dias, quando o Consulado do país onde o documento seria enviado se encontrava na mesma cidade.

Em alguns casos, o documento caducava antes mesmo de ser utilizado para a finalidade que se pretendia.

3.1. Quais são os benefícios do apostilamento nos termos da Convenção de Haia?

Podemos citar, como exemplo, as certidões utilizadas nos processos de nacionalidade portuguesa ou nos processos de transcrição do casamento em Portugal, cuja validade é de seis meses.

Assim, os menos atentos à exigência legal dos documentos necessários para iniciar o processo acabavam muitas vezes por ter algum dos documentos caducados.

Isto porque, não se atentavam à apresentação correta e assertiva dos documentos necessários. Então, quando buscavam pelo documento em falta, ao final, os outros já estavam caducados.

Com as novas regras de legalização por apostila, esperamos que estas situações não se repitam. Para que os documentos possam ser devidamente utilizados em tempo hábil.

4. O que acontece com os documentos já legalizados, mas ainda não utilizados, no país onde deverá produzir efeitos?

Neste caso, há uma recomendação do Escritório Permanente com sede em Haia, para que os Estados continuem dando efeito às legalizações realizadas antes da entrada em vigor da Convenção, por um período razoável de tempo.

Mesmo porque, entende-se que o objetivo da apostila é facilitar o uso dos documentos públicos no exterior, mediante a simplicação do processo de autenticação em benefício do usuário. O que não acorreria no caso do Estado exigir a apostila de um documento já legalizado anteriormente à entrada em vigor da Convenção.

No Brasil, os documentos estrangeiros que já passaram por um processo de legalização anterior a 14 de agosto de 2016 serão aceitos até o dia 14 de fevereiro de 2017. Após esta data, os documentos emitidos por países aderentes à Convenção somente poderão ser utilizados no Brasil se devidamente apostilados.

5. É possível apostilar o documento no mesmo cartório onde o documento foi emitido?

Sim, caso o cartório que emitiu a certidão tenha autorização para emitir a Apostila, o procedimento poderá ser realizado no mesmo cartório.

Principalmente quando se trata de apostilar a certidão de nascimento, casamento, escritura pública da união estável, escritura pública de divórcio ou o óbito.

6. Quais são os efeitos da Apostila?

A Apostila certifica a origem do documento público. Certifica a autenticidade da assinatura (reconhecimento de firma) da pessoa ou autoridade de quem assinou ou carimbou o documento, além de verificar se a mesma é competente para realizar tal ato.

Mas atenção, a Apostila não certifica o conteúdo do documento público. Por isso, nunca deve ser usada para o reconhecimento de documento no país em que foi emitida.

Depois do documento apostilado, não é preciso fazer mais nenhum procedimento, pois o documento estará pronto para ser apresentado no país estrangeiro.

7. Há possibilidade de o documento apostilado ser recusado?

Sim. Mas apenas quando a informação constante na Apostila não se encontrar nos registros da Autoridade que, supostamente, expediu o documento.

Como também, no caso do documento apresentado ser muito diferente do modelo anexo à Convenção.

8. O documento apostilado precisa ser original?

Não. Você poderá apostilar também cópias autenticadas.

No Brasil, a figura abaixo representa o modelo da Apostilla que consta no Decreto nº 8.660 de 29 de janeiro de 2016:

9. No caso de Portugal, onde posso apostilar os documentos portugueses?

A autoridade competente em Portugal para emitir e verificar a autenticidade da Apostila de Haia é a Procuradoria-Geral da República.

Os documentos legalizados por meio de apostila são os emitidos pelos ministérios, tribunais, conservatória dos registos e cartórios notariais, estabelecimentos públicos de ensino, câmaras municipais e juntas de freguesia.

A apostila pode ser requerida presencialmente, por via postal ou através de posto consular.

O pedido poderá ser feito pelo interessado (requerente) ou por qualquer outro portador do ato público (apresentante).

Para mais informações relativamente ao procedimento da apostila em Portugal, acesse o site da Procuradoria-Geral da República.

(Vanessa C. Bueno)

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[*Fonte das imagens: Unsplash]